Het juridische veld staat bekend om zijn uitgebreide en strikte regelgeving. Van procedurele documenten tot contracten en correspondentie, de juiste afhandeling van documenten is cruciaal. Hierin speelt Aangetekend Mailen een belangrijke rol. Recentelijk heeft De Rechtspraak aangekondigd dat zij in de nabije toekomst correspondentie alleen nog maar accepteren via een gekwalificeerde Elektronische Aangetekende Bezorgdienst (qERDS) oplossing.
Maar wat betekent dit precies? En wat is het verschil tussen een ERDS en een qERDS oplossing? In deze blogpost duiken we dieper in deze materie.
Voordat we het verschil tussen een ERDS en een qERDS oplossing kunnen begrijpen, moeten we eerst elk van deze termen afzonderlijk bekijken. ERDS staat voor Electronic Registered Delivery Service, oftwel Elektronische Aangetekende Bezorgdienst. Het is een oplossing die ervoor zorgt dat elektronisch verzonden documenten veilig en aantoonbaar worden afgeleverd.
Stel, je bent een advocaat en je moet een belangrijk document naar een klant sturen. Je gebruikt de ERDS om ervoor te zorgen dat dit document veilig aankomt en je hebt een bewijs van verzending. Je hebt nu het vertrouwen dat je document veilig en correct is verzonden.
Nu we begrijpen wat ERDS is, kunnen we kijken naar de 'q' in qERDS. De 'q' staat voor 'gekwalificeerd'. Een qERDS is dus een gekwalificeerde versie van een ERDS. Maar wat betekent dit precies?
Een qERDS biedt alle voordelen van een ERDS, maar voegt daar een extra laag van vertrouwen en veiligheid aan toe. Bij een qERDS-oplossing wordt de identiteit van de verzender en ontvanger geverifieerd met behulp van geavanceerde technologieën, zoals elektronische authenticatie en digitale certificaten. Daarnaast voldoet een qERDS aan de strengere eisen (art. 44) van de eIDAS-verordening, een Europese wetgeving die de veiligheid en betrouwbaarheid van elektronische transacties regelt. Bovendien kan een qERDS alleen worden geleverd door een qTSP wat betekent dat de organisatie erachter ook aan de hoogste veiligheidseisen voldoet.
Als we teruggaan naar ons voorbeeld, als je nu je document verzendt met een qERDS, heb je niet alleen een bewijs van verzending en otnvangst, maar ook bewijs dat de persoon die het document heeft ontvangen daadwerkelijk je klant is. Dit is vooral belangrijk bij gevoelige juridische correspondentie waarbij identiteitsverificatie essentieel is.
De recente aankondiging van De Rechtspraak betekent dat ze alleen nog correspondentie via een qERDS-oplossing accepteren. Dit verhoogt de beveiliging en zorgt ervoor dat alle correspondentie voldoet aan de hoogste normen van betrouwbaarheid. Dit is een duidelijk teken dat De Rechtspraak de veiligheid en efficiëntie van juridische correspondentie serieus neemt.
Voor jou als juridisch professional betekent dit dat je moet overstappen op een qERDS-oplossing als je dat nog niet hebt gedaan. Dit zal een verandering in je huidige workflow betekenen, maar het zal je ook in staat stellen om aan de nieuwste vereisten te voldoen en je klanten de veiligheid te bieden die ze verwachten.
De transitie naar een qERDS-oplossing hoeft geen grote uitdaging te zijn. Met de juiste partner en technologie kun je je huidige systemen aanpassen aan de nieuwe normen. Enkele aanbieders van Aangetekend Mailen bieden nu ook qERDS-oplossingen aan, dus het is mogelijk om bij je huidige leverancier te blijven, mits zij de qERDS-service aanbieden.
Bovendien bieden sommige leveranciers trainingen en ondersteuning om te helpen bij de overgang. Zij kunnen je begeleiden bij het inrichten van je nieuwe systemen en ervoor zorgen dat je team begrijpt hoe ze deze moeten gebruiken.
De overgang naar een qERDS-oplossing is meer dan alleen het naleven van de nieuwe regels van De Rechtspraak. Het gaat over het waarborgen van de veiligheid en betrouwbaarheid van jouw juridische correspondentie. Het geeft je klanten het vertrouwen dat hun documenten veilig en correct worden afgehandeld. Het is een essentiële stap voor elke juridische professional die de hoge normen van hun beroep wil handhaven.
Aangetekend Mailen is al lang een belangrijk onderdeel van de juridische sector. Nu is het tijd om een stap verder te gaan en te kiezen voor een qERDS-oplossing. Het verschil tussen ERDS en qERDS mag dan klein lijken, maar de impact op de betrouwbaarheid en veiligheid van jouw correspondentie is groot. Het is een verandering die de moeite waard is om te maken.
Wil je meer weten over ERDS en qERDS systemen, volg dan een gratis webinar. Klik hier om je in te schrijven.